Wie Sie schmerzhafte Jahresendprüfungen und Jahresabschlüsse vermeiden

13. Dezember 2016

Am Jahresende sollte man möglichst auf geschäftliche Eventualitäten aller Art vorbereitet sein. Beim Prüfen und Abschließen des Geschäftsjahres könnte fehlende relevante Dokumentation zu erheblichen Unannehmlichkeiten und Zeitverschwendung führen. Mit den folgenden, einfachen Regeln möchten wir Ihnen zu einem schmerzlosen Jahresabschluss verhelfen. Frohes Fest!


Mit dem Jahresende kommt die Zeit für Prüfungen und Beurteilungen aller Art, die oft den Namen „ .... des Jahres“ tragen. Um nur einige davon zu nennen: FORBES hat die Liste der „100 mächtigsten Frauen des Jahres“ aufgestellt, mit Angela Merkel und Hillary Clinton an erster und zweiter Stelle. Die Sängerin Taylor Swift wurde zur „Prominenten des Jahres“ erklärt. Es gibt sogar ein Wort des Jahres – Experten in Oxford haben in diesem Jahr „postfaktisch“ gewählt, direkt gefolgt von „Brexiteer“. Da ein wenig frühzeitig an den Mann gebrachte Selbstwerbung nicht schaden kann, machte das Time Magazine Donald Trump zur „Person des Jahres 2016“. Eine Google-Suche mit dem Begriff „des Jahres 2016” lässt 3.890.000.000 Einträge erscheinen, was uns eine Vorstellung davon gibt, wie viele Kategorien es geben mag.

Ihnen selber jedoch fällt sicher nur eine begrenzte Zahl davon ein, weil Sie als Fachkraft sich in diesem Monat nur mit einer einzigen „des Jahres“ zu befassen haben – dem Jahresabschluss Ihres Unternehmens. Berichtigungen, Unternehmensprüfungen und sogar Transaktionen sind im Dezember durchaus geläufig. Fragen Sie uns nicht warum, aber wir haben schon von jungen Analysten gehört, die verzweifelt „Datenraum“ googelten, weil Sie damit beauftragt waren, einen Provider zu finden und ein Projekt auf die Beine zu stellen – in zwei Stunden, am 23. Dezember.

Obwohl eine Frist von zwei Stunden in der Tat grausam ist, kann ein Datenraumprojekt in Rekordzeit organisiert und abgeschlossen werden, wenn man weiß, wie‘s geht – und wir sorgen dafür, dass Sie es wissen!

Den richtigen Datenraum-Provider finden

Es gibt viele Provider auf dem Markt und jeder hat seine Stärken und Schwächen. Was sind Ihre Kriterien bei der Auswahl des Providers? Vielleicht ist es der Preis, die Anwenderfreundlichkeit oder die Sicherheit. Definieren Sie intern die wichtigsten Kriterien und suchen Sie dann nach dem passenden Service. Verschiedene Provider um eine Demo zu bitten, ist ebenfalls eine gute Idee – wer nicht umgehend antwortet, wird aus Ihrer engeren Wahl gestrichen.

Die Kernfrage lautet: Wie lange dauert das Einrichten des Projekts? Sie müssen in der Lage sein, schnell einen Datenraum zu kaufen und einzurichten, und deshalb sollten Sie sich gegen komplizierte Setup-Verfahren und für großartigen Kundendienst entscheiden.

  • Die Kriterien definieren, die der Datenraum erfüllen muss
  • Um ein Demo bitten
  • So schnell kaufen wie nötig

Das Projekt einrichten

Einen Datenraum starten ist wie eine neue Wohnung einrichten: Sie haben Überflüssiges entrümpelt und wollen einen funktionellen Raum haben. Vor allem wissen Sie schon vorher, was Sie brauchen. Bei Datenräumen sollte es ähnlich sein, denn Sie brauchen vorstrukturierte Informationen. Einige Datenraum-Provider können Ihnen durch innovative, selbstlernende Technologien repetitive und zeitaufwändige Aufgaben abnehmen.

•    Definieren, welcher Inhalt angemessen ist, möglicherweise mithilfe eines Datenraums, der mit Inhaltsanalysen und automatisierten Prozessen versehen ist.

•    Einen Index finden (wir bieten zwei Indizes als kostenlose Downloads!)

Arbeiten Sie mit internationalen Partnern in verschiedenen Sprachen? Dann ist eine Echtzeit-Übersetzungsfunktion ein Muss!

Den Datenraum aktivieren

In einem früheren Post haben wir Ihnen geholfen, einen Namen für Ihr Projekt zu finden. Ansonsten versuchen Sie, kreativ zu sein. Zum Schluss, vor dem Hochladen der Dokumente, definieren Sie die Zuständigkeiten. Als Letztes ordnen Sie dann Nutzerrechte zu.

•    Zuständigkeiten und Workflows definieren

•    Relevante Information hochladen

•    Nutzerrechte anwenderfreundlich zuordnen und loslegen!

Best Practice für 2017: Stets auf Eventualitäten des Marktes vorbereitet sein

Nur wenn Sie Ihre Unternehmensdokumentation in einer sicheren Lagerungslösung auf dem Laufenden halten, sind Sie gegen alle geschäftlichen Eventualitäten gewappnet, sei es eine plötzliche Übernahme oder Veräußerung, ein Audit oder eine organisatorischen Veränderung. Durch langfristige Lagerung Ihrer Unternehmensinformationen vermeiden Sie zusätzlichen Stress am Jahresende.

Aufgrund hoher Volatilität wird für den M&A-Markt 2017 ein Anstieg der Dealvolumen und
-geschwindigkeit sowie eine allgemeine Fragmentierung des Marktes vorhergesagt. Immer mehr Akteure kommen auf den Markt, Chancen mehren sich, und der allgemein vorherrschende Optimismus kontrastiert mit dem geringen Wachstum von 2016. Ein Nichtanpassen an die Veränderungen des Marktes könnte zum Verlust von Wettbewerbsvorteilen führen.

In der stressigen Welt der Jahreshaushaltsabschlüsse von Unternehmen könnten Sie vielleicht sogar den Titel „Problemlöser des Jahres“ verdienen. Ihre organisatorischen Fähigkeiten bei der Auswahl eines digitalen Datenraums könnten die Nerven der gesamten Geschäftsleitung und vielleicht sogar das Unternehmen an sich gerettet haben.